Reglement 2024
1. Doel
The European landowners organisation (ELO), Trierstraat 67 1040 Brussel, organiseert de Baillet Latour Boom van het Jaar wedstrijd. De nominaties openen op 21 mei 2024 en lopen tot 10 juli 2024. De winnende Baillet Latour Boom van het Jaar 2024 ontvangt een prijs en zal worden ingeschreven voor de Europese Boom van het Jaar (European Tree of the Year) 2025. Opgericht in 2002 in Tsjechië door de Nadace Partnerství vereniging en georganiseerd op Europees niveau sinds 2011 door de Environmental Partnership Association (EPA). De Baillet Latour Boom van het Jaar Wedstrijd bekroont elk jaar één enkele boom uit België aan de hand van een jury selectie gevolgd door een publieke stemming. Elk jaar wordt er afwisselend een “Boom van het Jaar” verkozen uit Vlaanderen of Wallonië. De Brusselse regio, kan elk jaar een boom nomineren voor de wedstrijd. De hoofdsponsor van deze wedstrijd is het Baillet Latour Fonds.
2. Kandidatuur
Deelname aan de wedstrijd is gratis. De prijs beloont een enkele boom gelegen in België.
De verkiezing van de “Boom van het Jaar” vindt jaarlijks afwisselend plaats in Vlaanderen of Wallonië. Het hoofdstedelijk gewest Brussel mag ieder jaar haar kandidaten nomineren.
Ieder persoon, vereniging, gemeente, bedrijf of andere groepering is vrij om zijn of haar kandidaat-boom te nomineren. Indien de boom op privaat terrein staat moet de eigenaar akkoord zijn om de boom als laureaat te erkennen.
De boom moet zichtbaar zijn vanaf de openbare weg.
Een boom kan slechts éénmaal genomineerd worden per wedstrijd. Bij meerdere nominaties van dezelfde boom zal de eerste inzender als indiener genoteerd worden.
Een boom die in een vorige editie een prijs won zal niet meer geselecteerd worden. Wel kan een boom voor meerdere edities worden ingezonden.
Uit alle genomineerde bomen zal een professionele jury, benoemd door Natuurmakers Vlaanderen, la Fondation wallonne pour la Conservation des Habitats en het Baillet Latour Fonds, een selectie maken en één kandidaat per provincie uitkiezen als laureaat, tezamen met één laureaat vanuit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Na bekendmaking van de provinciale laureaten door de jury zal een openbare verkiezing voor één winnaar, gekozen uit de zes laureaten, plaatsvinden. De boom met de meeste stemmen zal worden verkozen tot Boom van het Jaar 2024 en wordt ook de Belgische deelnemer voor de “European Tree of the Year” wedstrijd in 2025. De vordering van de stemmen voor de verschilende kandidaten wordt publiek gedeeld door regelmatige updates, gedurende de laatste week van de verkiezingen wordt de tussenstand geheim gehouden.
3. Selectiecriteria
Iedere boom in Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kan genomineerd worden voor de Baillet Latour Boom van het Jaar wedstrijd, met uitzondering van prijswinnende bomen van vorige jaren.
Het overwegende criterium voor de wedstrijd is het verhaal achter de boom; hierbij zal de jury zich laten inspireren door het karakter en de esthetiek van de boom, zijn plaats in de omgeving, in de gemeenschap en het lokale leven (zijn culturele, sociale, symbolische etc. waarde). De ecologische functies van de boom zullen ook in overweging worden genomen.
De jury zal alleen genomineerde bomen bekijken die ontvangen zijn via de websites www.boomvanhetjaar.be en www.arbredelannee.be.
Om als genomineerde boom in aanmerking te komen moet de kandidatuur aan alle criteria, vermeld in het wedstrijd reglement en het deelname-formulier, voldoen en moeten alle verplichte vragen op de nominatiepagina ingevuld zijn.
4. Procedure en Tijdsschema
Deadlines voor indieningen en stemming worden duidelijk meegedeeld op de website www.boomvanhetjaar.be of www.arbredelannee.be. Gedurende de periode van 21 mei tot 6 juli 2024 mag eenieder zijn of haar nominatie indienen via de website www.boomvanhetjaar.be of www.arbredelannee.be.
Hierna heeft de jury van de wedstrijd haar beraad en kiest zij 1 laureaat per Vlaamse provincie en 1 laureaat voor het Brussels Hoofdstedelijk gewest. Deze laureaten worden hieropvolgend publiek gemaakt op de websites www.boomvanhetjaar.be en www.arbredelannee.be. De bekendmaking van de laureaten vindt plaats in september 2024.
Tijdens de zomer, zal een professionele fotograaf de zes kandidaten fotograferen om zo de kwaliteit van de foto’s voor het publiek van alle kandidaten gelijk te stellen. Deze foto’s zullen worden gebruikt voor de verkiezingen en kunnen worden gebruikt door de partners en sponsors van deze wedstrijd voor verschillende doeleinden gelinkt met deze wedstrijd.
Vanaf de bekendmaking van de laureaten kan men op de website stemmen voor de nationale winnaar. Stemmen is enkel mogelijk via de websites www.boomvanhetjaar.be en www.arbredelannee.be en niet meer dan één stem per emailadres zal geregistreerd worden. Het sluitingsmoment van de stemronde wordt duidelijk kenbaar gemaakt op de websites www.boomvanhetjaar.be en www.arbredelannee.be vanaf het moment dat de stemming opent. Stemmingen ontvangen na deze deadline zullen niet meer worden geregistreerd.
De datum van bekendmaking van de Baillet Latour Boom van het Jaar winnaar zal duidelijk worden vermeld op de websites van deze wedstrijd ten laatste bij sluiting van de stemming.
5. Prijs
Dankzij de sponsor, het Baillet Latour Fonds, ontvangt de winnaar van de wedstrijd een prijs ter waarde van maximaal 2500€ *, verdeeld indien nodig tussen de promotor en de eigenaar. Deze beslissing ligt in de handen van de jury. De prijs is bestemd voor de verzorging en opwaardering van de boom met behulp van een van de volgende voorbeelden:
- Verzorging door boomdeskundige,
- Uitrichting van de omving van de boom (bv. plaatsing banken, aanplant perkje, plaatsing hek ter bescherming van de boom)
- Promotie van de boom bij de lokale bevolking
- Aanmaken van een brochure of folder die de voordelen, waarde en erfgoed vande boom pomoten
- …
De laureaat zal het goed gebruik van het prijzengeld moeten aantonen en moet de
prijs ook binnen het jaar gebruiken.
* De organisatie behoudt het recht dit bedrag aan te passen tot 25/04/2025.
6. Jury
Natuurmakers Vlaanderen heeft als opdracht de onafhankelijke jury samen te stellen. Deze jury bestudeert alle kandidaten en selecteert één boom per provincie samen met één boom voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in totaal 6 bomen.
De jury voorzitter is Jurgen Tack. De jury stelt een eigen huishoudelijk reglement op alsook het evaluatie rooster. De beslissingen van de jury zullen niet worden gemotiveerd, zijn soeverein en er is geen beroep mogelijk.
7. Stemming
Bij de publieke stemming voor de winnaar van de Baillet Latour Boom van het Jaar telt de organisatie één geldige stem per geldig opgegeven emailadres.
Bij vermoeden van manipulatie van stemmen of andere vormen van fraude behoudt de organisatie het recht om deze stemmen als niet geldig te verklaren. Op dergelijke verklaring is geen beroep mogelijk.
8. Intellectueel eigendom
De indieners van een kandidaat-boom verklaren dat zij ofwel de auteurs zijn van de foto(s) van de genomineerde boom, ofwel dat zij het recht hebben verkregen van de originele auteur om van deze foto publiek gebruik te maken.
De indiener(s) verlenen, indien zo aangegeven in het formulier, de organisatie gratis en zonder verplichtingen de rechten van de foto’s, zowel voor reproductie, digitaal en analoog gebruik en voor alle andere doeleinden van communicatie en inlichting van het algemeen publiek gedurende en na afloop van de wedstrijd.
9. Promotie van de Wedstrijd
De indiener(s) van genomineerde boom stemmen toe dat de organisatie gebruik mag maken van zijn of haar ingezonden beeld- en tekstmateriaal om de wedstrijd en de kandidaten te bevorderen gedurende de wedstrijd, dit gebeurt in overeenstemming met artikel 8 van dit reglement en wanneer zo aangegeven in het inzend-formulier.
Tijdens de verkiezingsperiode is iedere deelnemer uitgenodigd mee te doen aan de promotie voor de wedstrijd om het publiek uit te nodigen om te stemmen. In elke vorm van communicatie moet het logo van de Baillet Latour Boom van het Jaar wedstrijd duidelijk zichtbaar zijn.
10. Persoonlijke gegevens
Bij deelname aan de wedstrijd is het gebruik van de persoonlijke gegevens opgegeven bij inschrijving inbegrepen. Het gebruik van de persoonlijke gegevens (email, contact informatie, …) die aan Natuurmakers Vlaanderen (verantwoordelijk voor de behandeling van gegevens) werden opgegeven bij inschrijving zijn noodzakelijk voor het goede verloop van de wedstrijd. Gedurende de voorstelling van een kandidaat of tijdens de verkiezingen geven de auteurs van de kandidaturen de toestemming aan Natuurmakers Vlaanderen om deze gegevens te gebruiken. De deelnemers aan de wedstrijd kunnen op ieder moment van de wedstrijd aan Natuurmakers Vlaanderen toegang vragen tot hun persoonlijke gegevens en kunnen altijd voor wijzigingen of een verwijdering aanvragen. De gegevens worden niet aan derden meegedeeld met uitzondering van de gegevens van de winnaar van de Belgische Boom van het Jaar die worden doorgegeven aan de organisatoren van de Europese Boom van het Jaar. De gegevens van de deelnemers worden voor 10 jaar bewaard. Elke deelnemer kan altijd een klacht indienen bij de bij de Privacy commissie over de behandeling van persoonlijke gegevens. (www.privacycommission.be).
11. Verantwoordelijkheden van de organisatie
Deelname aan de Baillet Latour Boom van het Jaar wedstrijd geschiedt via het internet; dit betekent dat alle deelnemers, indieners en stemmers het karakter en de grenzen van het internet erkennen, voornamelijk in de zin van mogelijke onbereikbaarheid van de website, het uitvallen van technische elementen, de eventuele traagheid in antwoord op vragen, en algemene risico’s zoals virus-besmetting en dergelijke die ook voorkomen in dagelijks gebruik van het internet.
In gevolg hiervan is de organisatie niet verantwoordelijk voor onder andere:
– Informatie verspreid door derde partijen,
– De overdracht van data,
– De capaciteit van het netwerk,
– Eventuele storingen in de server
– Eventueel falen of storingen van telefoon- of internetkabels,
– Verlies van gegevens,
– Eventuele gevolgen van virussen of bugs,
– Enige en alle falen van technische elementen die deelname aan de wedstrijd verhinderen,
Deze lijst is niet uitputtend
De Wedstrijd mag onderbroken, gestopt of veranderd worden wanneer zaken die niet onder directe controle van de organisatie resteren de normale gang van zaken onderbreken; hieronder wordt o.a. rekening gehoud met hacking, illegale overname van de website(s) etc.
Mocht de Wedstrijd onderbroken, gestopt of veranderd worden wegens bovenstaande redenen dan zal de organisatie niet aansprakelijk zijn.
De organisatie behoud te alle tijde zich het recht om de periode van participatie te verlengen.
12. Toepassing van het Reglement
Deelname aan deze wedstrijd, zowel als indiener(s) als stemmer(s), betekent dat de deelnemer(s) het gehele regelement zonder reservaties accepteert.
Iedere controverse of vordering met betrekking op dit reglement dient op schrift ingediend te worden bij de organisatie en komt niet langer in aanmerking wanneer deze later dan een maand na het einde van de wedstrijd ontvangen wordt.
De organisatie behoud het recht, indien van toepassing, om juridische stappen te ondernemen in geval van overtreding van het reglement
